Todo corretor de imóveis ou profissional do ramo imobiliário entende a importância da organização no ambiente de trabalho e a ficha de captação de imóveis é uma das maneiras de tornar a sua rotina mais eficiente e organizada.

Com tantas funções e demandas é imprescindível estudar e buscar recursos que facilitem os processos para tornar o dia a dia mais prático.

Dentre tantas ferramentas existentes que auxiliam no dia a dia, uma delas é a ficha de captação de imóveis.

Neste artigo vamos falar o que é a ficha de captação de imóveis, o que não pode faltar, sua importância, como ter sucesso na captação de imóveis e muito mais.

O que é captação de imóveis?

A captação de imóveis é o nome que damos ao processo de prospecção de novos imóveis e empreendimentos ao portfólio do corretor de imóveis ou imobiliária. 

O processo de captação de imóveis inicia num mapeamento da região de atuação do profissional imobiliário, após isso, o corretor de imóveis verifica quais imóveis estão disponíveis para venda ou aluguel, conversa com o proprietário e faz a captação.

Também há casos onde o próprio proprietário procura os serviços do corretor de imóveis para que ele auxilie na venda ou na locação do imóvel.

Há várias formas de fazer a captação de imóveis, inclusive, uma forma prática de captar novas propriedades é através de banco de imóveis. 

Vale ressaltar que o site imobiliário Tecimob possui integração com os banco de imóveis DWV e Órulo, duas ótimas opções para corretores de imóveis iniciantes ou novas imobiliárias.

Mas de forma geral, para fazer a captação de imóveis, o corretor de imóveis deve estar atento ao mercado imobiliário da sua região, tanto para a captação, quanto para avaliar imóveis, documentações, etc. 

O que é a ficha de captação de imóveis?

Para quem está começando no setor vamos dar uma breve explicação do que se trata esta ficha e qual sua importância na rotina de um corretor de imóveis.

A ficha de captação de imóveis é uma ferramenta fundamental para corretores de imóveis e agências imobiliárias na coleta de informações relevantes sobre os imóveis que estão sendo oferecidos no mercado. 

Ela ajuda a garantir que todas as informações necessárias estejam disponíveis para apresentar o imóvel aos potenciais compradores ou locatários de forma precisa e eficaz. 

Então de uma maneira resumida e direta a ficha de captação de imóveis serve como um checklist para o corretor escrever todas as informações importantes de um imóvel.

Ela é válida para:

• Manter um portfólio organizado.
• Auxiliar no cadastro e na criação de anúncios dos imóveis.
• Não esquecer nenhum tópico importante na hora de colher as informações do imóvel.
• Padronizar a captação de informações.

Este formulário deve conter todos os pontos relevantes sobre um imóvel, também é necessário que seja de fácil manuseio, para que o corretor possa preenchê-lo com eficiência e rapidez.

Porque é importante possuir uma ficha de captação de imóveis?

Sua principal função é auxiliar o corretor na hora de colher as informações do imóvel e consequentemente isso irá facilitar o cadastramento do imóvel no sistema imobiliário e na hora de publicá-lo no seu site para corretores de imóveis e imobiliárias ou nos portais imobiliários.

Ela auxilia na organização e traz tranquilidade ao corretor, além de ser um diferencial, pois mostra responsabilidade e credibilidade. 

Esta ficha padronizada serve também para ser utilizada caso exista mais de uma pessoa vinculada ao cadastro do imóvel. 

Se tiver assinaturas dos próximos proprietários, ela também passa a adquirir atributos jurídicos, se tornando útil para o corretor caso ocorra um processo envolvendo o imóvel.

Muito melhor conseguir todas as informações necessárias de uma vez do que ter que entrar em contato com o cliente várias vezes para perguntar algo sobre o imóvel, não é mesmo? 

Então pensando em contribuir com a construção de um bom checklist, vamos te contar o que não pode faltar na ficha de captação de imóveis, para evitar retrabalho e poupar o seu tempo e o do cliente.

Lembrando que não existe somente uma forma de fazer a ficha de captação, muitas vezes cada corretor de imóveis ou imobiliária utiliza o modelo que mais se encaixa nos seus processos e conforme a necessidade. 

Ou seja, ela pode ser personalizada da maneira que você mais se adaptar e que seja mais favorável para o seu negócio. Mas há alguns elementos indispensáveis e que não podem ficar de fora de uma ficha de captação de imóveis eficiente.

Os elementos que não podem faltar na ficha de captação de imóveis são:

Dados pessoais do(s) proprietário(s):

Para começar a ficha de captação do imóvel, você precisa ter em mãos as informações dos proprietários, tudo que for relevante para a negociação.

Exemplo: nome completo e contato do proprietário ou representante legal, RG, CPF, endereço entre outros documentos relevantes, como escritura ou contrato de locação.

Dados do imóvel:

Um dos pontos mais importantes que não pode faltar na sua ficha de jeito nenhum são os dados do imóvel, é nesta parte que você irá colocar todas as características iniciais da propriedade. 

Exemplo: 

• Tipo de imóvel (casa, apartamento, terreno, etc.);
• Endereço completo, incluindo CEP;
• Número de quartos, banheiros e outras divisões;
• Metragem total e área construída;
• Vagas de estacionamento;
• IPTU;
• Valor da venda;
• Posição do sol;
• Mobiliário presente.

Detalhes do imóvel:

Aqui você deve colocar os diferenciais do imóvel ou detalhes relevantes, se ele está mobiliado, se os móveis são embutidos e assim por diante.

Confira exemplos:

• Descrição detalhada das características do imóvel, como acabamentos, materiais utilizados, eletrodomésticos, móveis inclusos, entre outros;
• Estado de conservação do imóvel;
• Áreas externas, como jardim, piscina, varanda, etc;

Situação do imóvel:

Este tópico se refere ao status do imóvel, ou seja, deve estar sinalizado na ficha de captação se ele está locado, ocupado, desocupado etc… 

Infraestrutura:

Este ponto trata-se da infraestrutura, principalmente de prédios ou condomínios, você irá detalhar quais são os ambientes compartilhados do edifício: se possui área para lazer e quais são estas áreas.

Vagas de garagem:

Nos dias atuais são poucas as pessoas que não possuem um automóvel, pensando nisso, não pode faltar na sua ficha se o imóvel tem ou não vagas de garagem. 

Informações sobre a região/localização:

Aqui é interessante descrever como é a vizinhança da propriedade, se há escolas, comércios, transportes públicos e outros pontos interessantes. Inclusive a acessibilidade e vias principais são considerados diferenciais.

Valor do imóvel:

Outro ponto primordial que não podemos esquecer é do valor do imóvel na ficha de captação e nem os meios de venda, se será à vista ou parcelado por exemplo. 

Aqui é importante que você seja minucioso e atento, para não ter problemas futuramente.

Exemplo:

• Preço e condições de venda/locação:
• Valor de venda ou aluguel.
• Condições de pagamento.
• Taxas adicionais, como condomínio, IPTU, entre outras.
• Disponibilidade imediata ou data de disponibilidade.

Fotos e vídeos

Também é interessante acrescentar a ficha de captação fotos internas e externas do imóvel, e de preferência em alta qualidade.

Como atualmente as fichas de captação são em formatos digitais, também podem ser adicionados vídeos e tours virtuais.

Isso é importante para você fazer a descrição do imóvel, afinal, nem sempre vamos lembrar de todos os detalhes importantes de uma propriedade e tendo em mãos fotos ou vídeos do imóvel, este processo se tornará mais fácil.

Documentação e legalidade;

Na hora da captação do imóvel também é fundamental se informar da documentação do imóvel para não ter problemas futuros na negociação. 

Alguns exemplos de documentação imobiliárias que podem ser necessárias adicionar na ficha de captação:

• Certidões negativas de débitos.
• Registro de matrícula do imóvel.
• Certidões que atestem a regularidade do imóvel perante órgãos públicos.

Histórico de manutenção e melhorias

Este tópico também é primordial, você deve adicionar na ficha de captação do imóvel o registro de reformas ou melhorias realizadas na propriedade. 

Quem irá alugar ou comprar o imóvel precisa saber se o imóvel foi recém reformado, se foram feitas as manutenções periódicas e melhorias ou se há algo que ainda precisa ser feito.

Detalhes da visitação:

Este tópico é fundamental para a organização do corretor. E para deixar tudo o mais claro possível, você precisa perguntar todos os detalhes sobre a visitação, quem ficará com a chave do imóvel, horários permitidos para visita e outros pontos considerados relevantes. 

Assinatura dos possíveis moradores e dos corretores de imóveis:

Para garantir a segurança jurídica do corretor de imóveis é necessário que a ficha de captação possua as assinaturas e informações de todos os envolvidos neste processo. 

Ela também pode possuir cláusulas contratuais sobre a transação: com o valor da comissão do corretor de imóveis e autorização de venda, termo de visita etc… 

Todos estes documentos juntos são válidos para a justiça, em caso de ação judicial.

Mas mesmo assim, recomendamos que você tenha um contrato próprio para autenticar a autorização de venda do imóvel.

Caso tenha interesse, o Tecimob disponibilizou alguns modelos de documentos para corretores de imóveis e imobiliárias.

Lembre-se de que a ficha de captação de imóveis deve ser completa e precisa, pois as informações nela contidas serão usadas para atrair compradores ou locatários em potencial. 

Manter registros organizados e atualizados é fundamental para o sucesso no mercado imobiliário. Além disso, certifique-se de cumprir todas as leis e regulamentações imobiliárias locais relacionadas à captação e venda de imóveis.

Quais são as vantagens de utilizar a ficha de captação de imóveis:

Evita o esquecimento de informações:

Com uma ficha com todos os pontos que citamos mais os que você achar necessário para o seu negócio, é quase impossível esquecer de algum ponto importante do imóvel.

Proteção Judicial:

Como citamos acima, com a assinatura dos envolvidos na transação imobiliária, a ficha de captação torna-se um documento legal. Ou seja, em caso de processo na justiça ela é válida como prova.

Um exemplo: se o comprador fechar negócio com outro corretor de imóveis ou mesmo com o próprio proprietário depois que a ficha de captação foi assinada, o profissional imobiliário responsável pelo imóvel pode acionar a justiça e solicitar o pagamento da comissão.

Portanto, tanto a ficha de captação do imóvel, como a ficha de visita são ferramentas que podem sim servir como apoio em caso de processos judiciais.

Ambas garantem mais transparência nas negociações e mais segurança aos profissionais do ramo de imóveis.

Leia o artigo: Como garantir seus honorários de corretagem imobiliária.

Praticidade:

A ficha facilitará sua vida na hora de realizar o cadastro dos imóveis e também na hora de anunciá-los. Um cadastro bem preenchido auxilia você a encontrar o imóvel mais compatível com o seu cliente.

Otimização das visitas:

Com a ficha em mãos, a visita pode ser feita rapidamente, porque o corretor terá um checklist para seguir e ir direto aos pontos importantes. Poupando o tempo de todos os envolvidos.

Mais credibilidade para o corretor:

A ficha de captação emite comprometimento com a profissão, gerando mais respeito pelo profissional.

Agora que você já sabe todos os benefícios e o que não pode faltar na sua ficha de captação de imóveis, você está pronto para otimizar seus processos e aumentar a venda de imóveis.

Dicas que vão te ajudar a captar imóveis:

Ser um bom captador de imóveis requer habilidades de comunicação, conhecimento do mercado imobiliário e principalmente facilidade em construir relacionamentos. 

Aqui estão algumas dicas para ser um bom captador de imóveis:

Conhecimento do Mercado: 

Esteja bem informado sobre o mercado imobiliário local e suas tendências. Isso inclui preços, demanda, oferta, bairros em crescimento, infraestrutura em desenvolvimento e outros fatores que afetam o mercado.

Networking: 

Construa uma rede de contatos sólida, o famoso networking pode ser a chave do sucesso para corretores de imóveis. 

Conhecer outros corretores de imóveis, proprietários, construtores e outros profissionais do setor imobiliário pode abrir portas para oportunidades de captação de imóveis.

Marketing Pessoal: 

Invista em sua imagem e presença online. Tenha um site para imobiliária e corretores de imóveis, utilize redes sociais para divulgar seu trabalho e mantenha um perfil profissional atualizado no LinkedIn.

Construa um relacionamento com seus clientes: 

Desenvolva relacionamentos de confiança com seus clientes. Ouça suas necessidades e preocupações, e esteja disponível para responder a perguntas e fornecer orientação sempre que precisarem.

Treinamento e Educação: 

Mantenha-se atualizado com cursos e treinamentos para profissionais imobiliários Isso pode ajudá-lo a fornecer informações precisas e atualizadas aos seus clientes.

Conhecimento Jurídico e Documentação: 

Familiarize-se com os aspectos legais e burocráticos da transação imobiliária. Isso inclui contratos imobiliários, documentos de propriedade, regulamentos locais e nacionais, etc.

Avaliação Precisa: 

Desenvolva a habilidade de avaliar imóveis com precisão. Isso é fundamental para definir preços competitivos e justos para os imóveis que você está captando.

Lembrando que para ser um avaliador de imóveis é necessário fazer o curso de avaliação imobiliária e estar registrado no CNAI.

Marketing Eficiente: 

Crie estratégias de marketing eficazes para divulgar os imóveis que você está captando. Isso pode incluir fotografias de alta qualidade, descrições detalhadas e divulgação em plataformas relevantes.

Isso também será um diferencial para os proprietários que desejam vender ou alugar seus imóveis e estão procurando um corretor de imóveis ou imobiliária para negociar seus imóveis.

Compreensão das Necessidades dos Clientes: 

Ouça atentamente as necessidades e desejos de seus clientes, quanto melhor você entender o que estão procurando, mais fácil será encontrar imóveis que atendam às suas expectativas.

Para facilitar o seu trabalho, você pode investir em um CRM imobiliário, esta ferramenta te dá uma visão clara e objetiva das negociações, além da possibilidade de criar um perfil para o seu cliente com suas preferências e interesses e acompanhá-lo durante toda a jornada de compra.

Negociação Habilidosa: 

Desenvolva habilidades de negociação sólidas. Isso é crucial para fechar transações bem-sucedidas e garantir que ambas as partes estejam satisfeitas.

Ética Profissional: 

Mantenha altos padrões de ética profissional. A honestidade e a integridade são fundamentais para construir uma reputação sólida no setor imobiliário.

Persistência: 

A captação de imóveis pode ser desafiadora, e muitas vezes é preciso perseverar para encontrar oportunidades de negócios. Não desista facilmente.

Feedback e Melhoria Contínua: 

Peça feedback de seus clientes e colegas para identificar áreas de melhoria. Esteja disposto a aprender com suas experiências e aprimorar suas habilidades constantemente.

Lembre-se de que ser um bom captador de imóveis requer tempo para construir uma base de clientes sólida e estabelecer sua reputação. Seja paciente e dedique-se ao aprimoramento constante de suas habilidades e conhecimentos.

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