Quais as certidões necessárias para a venda de imóveis?
O processo de compra e venda de um imóvel envolve valores elevados e possui grande impacto na vida dos envolvidos. Por isso, exige alguns cuidados.
Um deles é verificar a documentação do imóvel e das partes antes da conclusão da negociação.
Certidões e outros documentos podem ajudar compradores e vendedores a conhecer melhor a situação jurídica, registral e fiscal da propriedade.
Algumas certidões são utilizadas para a formalização da escritura ou do registro. Outras podem ser solicitadas como parte de uma análise mais ampla de riscos.
Por isso, não existe uma única lista de certidões obrigatórias para toda venda de imóvel.
As exigências variam conforme o tipo de propriedade, as partes envolvidas, o negócio realizado, a legislação aplicável e os procedimentos do tabelionato e do Registro de Imóveis.
Essa parte burocrática do processo de compra e venda deve ser explicada com cuidado aos clientes.
O corretor de imóveis precisa conhecer os principais documentos utilizados na negociação, sem assumir funções jurídicas que cabem a advogados, tabeliães ou registradores.
Neste artigo, apresentaremos as principais certidões e outros documentos que podem aparecer na compra e venda de um imóvel. Confira.
O que são as certidões para venda de imóveis e para que elas servem?
As certidões são documentos emitidos por órgãos públicos, cartórios, tribunais e outras entidades competentes.
Na compra e venda de imóveis, elas podem ajudar a verificar informações relacionadas:
- Ao proprietário;
- Ao imóvel;
- À existência de ônus;
- À situação fiscal;
- A processos judiciais;
- A outras condições que possam representar risco para a negociação.
As certidões negativas indicam que, naquela consulta e dentro do escopo do documento, não foram encontradas determinadas pendências.
Já uma certidão positiva não significa automaticamente que o imóvel não possa ser vendido.
Em muitos casos, é necessário analisar qual é a pendência, se ela realmente afeta a propriedade e quais providências podem ser necessárias.
Portanto, as certidões devem ser interpretadas dentro do contexto da operação.
Para conhecer mais sobre situações que podem afetar uma propriedade, confira também nosso conteúdo sobre regularização de imóveis.
Todas as certidões do vendedor são obrigatórias?
Não.
Esse é um dos principais cuidados ao abordar o assunto.
A legislação brasileira adotou o princípio da concentração das informações relevantes na matrícula do imóvel.
A Lei nº 13.097/2015 estabelece que, para a validade ou eficácia dos negócios jurídicos imobiliários e para a caracterização da boa-fé do terceiro adquirente, não se exige a obtenção prévia de certidões além daquelas previstas na legislação específica para os atos notariais.
A mesma lei também afirma que não é necessária, para esses fins, a apresentação de certidões forenses ou de distribuidores judiciais.
Isso não significa que essas certidões tenham perdido toda utilidade.
Dependendo da operação e do nível de risco, comprador, advogado, banco ou outro participante pode solicitar documentos adicionais como parte da due diligence.
O importante é não apresentar todas essas certidões como obrigatórias em qualquer venda.
Como emitir as certidões para compra e venda do imóvel?
Muitas certidões podem ser solicitadas pela internet.
A forma de emissão varia conforme o documento e o órgão responsável.
Existem certidões fornecidas por:
- Registro de Imóveis;
- Prefeituras;
- Tribunais;
- Receita Federal;
- Procuradorias;
- Justiça do Trabalho;
- Cartórios de Protesto;
- Outros órgãos.
A Receita Federal, por exemplo, disponibiliza serviços de emissão de certidões de regularidade fiscal pela internet.
Também é possível solicitar eletronicamente diferentes serviços dos Registros de Imóveis.
Alguns documentos são gratuitos, enquanto outros possuem cobrança de emolumentos ou taxas.
Quais são as principais certidões para a venda de imóveis?
As necessidades devem ser verificadas em cada negociação.
Entre os documentos mais importantes está a certidão emitida pelo Registro de Imóveis.
Certidão de Matrícula Atualizada
A Certidão de Matrícula Atualizada é um dos principais documentos analisados na venda de uma propriedade.
Ela permite verificar informações registradas sobre o imóvel, como:
- Descrição;
- Proprietário;
- Aquisições anteriores;
- Averbações;
- Direitos registrados;
- Ônus;
- Restrições.
A Lei de Registros Públicos também prevê a certidão da situação jurídica atualizada do imóvel, que reúne informações vigentes relacionadas à propriedade, direitos, ônus e restrições incidentes sobre o bem e seu titular.
A certidão de inteiro teor da matrícula é suficiente para comprovar propriedade, direitos, ônus reais e restrições registradas.
Ela deve ser solicitada ao Cartório de Registro de Imóveis em que a propriedade está matriculada.
Atualmente, diferentes serviços registrais também podem ser solicitados eletronicamente.
É recomendável trabalhar com uma certidão recente, observando as exigências do tabelionato ou do Registro de Imóveis responsável pela operação.
Escritura e matrícula não são a mesma coisa
É importante corrigir uma confusão comum.
A escritura pública e a matrícula possuem funções diferentes.
A escritura é elaborada em um Tabelionato de Notas e formaliza determinado negócio jurídico.
Já a matrícula fica no Cartório de Registro de Imóveis e registra a situação jurídica da propriedade.
Uma certidão de uma escritura antiga pode ser solicitada ao Tabelionato de Notas quando houver necessidade de consultar aquele ato.
Porém, ela não substitui a matrícula atualizada para comprovar quem é o proprietário atual.
A propriedade de um imóvel é transferida mediante o registro do título no Registro de Imóveis.
Certidão de Ônus Reais
A existência de ônus sobre o imóvel é uma informação essencial durante a análise da negociação.
Entre os registros que podem aparecer estão:
- Hipoteca;
- Penhora;
- Usufruto;
- Alienação fiduciária;
- Indisponibilidade;
- Outros direitos ou restrições.
Essas informações podem constar da própria certidão da matrícula ou da situação jurídica atualizada do imóvel.
Portanto, não é necessário tratar a certidão de ônus e a matrícula como se fossem sempre documentos completamente independentes.
O objetivo é garantir que as partes tenham acesso à situação registral atual da propriedade.
Isso é especialmente importante na venda de imóveis.
Certidão Vintenária
A certidão vintenária apresenta o histórico registral do imóvel durante determinado período, tradicionalmente relacionado aos últimos 20 anos.
Ela pode ser útil em situações específicas de análise da cadeia dominial.
Porém, não deve ser apresentada como um documento obrigatório para toda compra e venda de imóvel urbano.
Em uma negociação comum, a necessidade desse histórico mais amplo deve ser avaliada conforme o caso.
Certidões fiscais relacionadas ao imóvel urbano
Para escrituras públicas que envolvam transferência de domínio, a regulamentação da Lei nº 7.433/1985 contempla certidões referentes aos tributos que incidam sobre o imóvel urbano.
Na prática, isso pode envolver a situação do IPTU e de outros débitos municipais relacionados diretamente à propriedade.
Existe, porém, uma particularidade importante: a regulamentação permite que o adquirente dispense a apresentação dessas certidões fiscais na escritura, assumindo, nos termos legais, a responsabilidade pelos débitos fiscais existentes.
Além disso, decisões recentes do Conselho Nacional de Justiça reforçaram que cartórios não podem impedir o registro ou a averbação de uma compra e venda apenas pela ausência de certidão negativa de débitos fiscais.
Isso não elimina a importância de verificar os débitos.
Tributos vinculados ao imóvel podem representar riscos financeiros para o comprador.
Certidão de Débitos Municipais
A prefeitura pode disponibilizar certidões ou consultas relacionadas aos tributos municipais incidentes sobre o imóvel.
O procedimento varia conforme a cidade.
A Certidão Negativa de Débitos Municipais pode ajudar a verificar questões relacionadas ao IPTU e a outros tributos municipais aplicáveis.
Ela deve ser solicitada à prefeitura do município onde o imóvel está localizado.
Não é correto, entretanto, afirmar que sua apresentação é obrigatória em qualquer contrato particular de compra e venda.
A exigência precisa ser analisada conforme o ato que será realizado.
Certidões do vendedor: quando podem ser utilizadas?
Além dos documentos relacionados diretamente ao imóvel, é comum que compradores realizem uma análise da situação jurídica do vendedor.
Essas certidões podem ser úteis em uma due diligence, principalmente quando existem fatores que justificam uma análise mais aprofundada.
Entretanto, muitas delas não são requisitos universais para a validade da compra e venda.
Certidões da Justiça Estadual
Certidões de distribuidores cíveis podem apontar processos relacionados ao vendedor.
Dependendo da situação, a análise pode ajudar o comprador ou seu advogado a identificar ações que mereçam uma investigação mais detalhada.
A simples existência de um processo não significa automaticamente que o imóvel não possa ser vendido.
É necessário avaliar:
- Natureza do processo;
- Valor envolvido;
- Existência de constrições;
- Relação com o imóvel;
- Situação patrimonial do vendedor.
Certidão da Justiça Federal
Uma certidão da Justiça Federal também pode ser utilizada em uma análise mais ampla da situação do vendedor.
Assim como ocorre com as certidões estaduais, encontrar uma ação não significa automaticamente que a venda esteja impedida.
A situação precisa ser analisada.
Não é correto afirmar que qualquer pendência encontrada na Justiça Federal necessariamente precise ser encerrada antes da venda.
Certidões trabalhistas
Também podem ser consultadas informações da Justiça do Trabalho.
É importante distinguir dois documentos.
Uma certidão de distribuição trabalhista informa sobre processos encontrados na Justiça do Trabalho dentro da abrangência da consulta.
Já a Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT) informa a existência ou não de débitos inadimplidos registrados no Banco Nacional de Devedores Trabalhistas.
Esses documentos podem fazer parte de uma análise de risco, especialmente em determinadas operações ou quando o vendedor possui atividade empresarial.
Não são, porém, certidões relacionadas diretamente ao imóvel.
Certificado de Regularidade do FGTS
O Certificado de Regularidade do FGTS não comprova que determinado imóvel esteja livre de pendências trabalhistas.
O CRF é um documento emitido pela CAIXA que comprova a regularidade de um empregador perante o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço.
Por isso, ele pode ser relevante em determinadas situações envolvendo empresas ou empregadores, mas não deve ser apresentado como requisito geral para qualquer pessoa que esteja vendendo um imóvel.
Também não é necessário que comprador e vendedor emitam CRF do FGTS simplesmente por participarem de uma compra e venda imobiliária.
Certidão de Regularidade Fiscal Federal
A certidão de regularidade fiscal perante a Fazenda Nacional é emitida conjuntamente pela Receita Federal e pela Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional.
Ela informa a situação fiscal do contribuinte em relação aos tributos federais e à Dívida Ativa da União administrados por esses órgãos.
Pode ser emitida para:
- Pessoa física;
- Pessoa jurídica;
- Imóvel rural;
- Obra de construção civil.
No caso de uma venda de imóvel urbano, a certidão emitida para o CPF ou CNPJ do vendedor trata da situação fiscal daquela pessoa.
Ela não é uma certidão do imóvel e não significa, sozinha, que a propriedade esteja livre de qualquer restrição.
Também não é correto afirmar que essa certidão seja obrigatória em toda compra e venda imobiliária.
Ela pode ser utilizada em análises complementares conforme as características da operação.
Certidão Negativa de Débitos Estaduais
Certidões estaduais podem informar a situação de determinado contribuinte perante a Fazenda Estadual.
Elas não devem ser apresentadas genericamente como uma certidão que comprova que "o imóvel não possui dívidas estaduais".
A relevância desse documento depende do tipo de vendedor, da operação e da análise de risco realizada.
Certidão de Protestos
A certidão dos Cartórios de Protesto pode informar se existem títulos protestados em nome de uma pessoa física ou jurídica.
Ela pode ajudar na análise financeira e patrimonial do vendedor.
A existência de protestos, entretanto, não significa automaticamente que o imóvel esteja impedido de ser vendido.
É necessário avaliar a situação concreta.
Certidões relacionadas a ações de família
Processos relacionados a divórcio, inventário, interdição ou outras questões familiares podem, dependendo do caso, interferir na disponibilidade de um imóvel.
Porém, não existe uma "certidão de ações de família" que seja obrigatória em toda compra e venda imobiliária.
Quando houver indícios de uma situação familiar relevante, os documentos devem ser analisados conforme o caso.
O estado civil do proprietário e o regime de bens também são informações importantes para identificar se existe necessidade de participação ou autorização do cônjuge.
Certidão de Ações Reais e Pessoais Reipersecutórias
A regulamentação da Lei nº 7.433/1985 prevê, para determinados atos notariais relativos a imóveis, certidão de ações reais e pessoais reipersecutórias relacionadas à propriedade e certidão de ônus reais expedidas pelo Registro de Imóveis competente.
A finalidade é identificar situações jurídicas relacionadas diretamente ao imóvel.
Atualmente, a matrícula e as certidões registrais também concentram diversas informações relevantes sobre direitos, ônus e restrições.
Por isso, o tabelionato e o Registro de Imóveis devem orientar quais documentos registrais são necessários para o ato específico.
Usufruto aparece na matrícula do imóvel
O artigo original mencionava uma "Certidão de Usufruto" como documento adicional.
Na prática, quando existe usufruto regularmente constituído sobre o imóvel, esse direito deve constar do Registro de Imóveis.
Por isso, a matrícula atualizada permite identificar essa situação.
Se houver usufruto, a operação precisa considerar os direitos do usufrutuário e do nu-proprietário.
Avaliação de imóvel não é uma certidão de regularidade
Também é importante diferenciar avaliação imobiliária de certidão.
Uma avaliação do imóvel pode determinar uma referência de valor para a propriedade.
Ela pode ser importante em diferentes negociações, financiamentos ou procedimentos específicos.
Porém, não existe uma "Certidão de Avaliação do Imóvel" que seja necessária para toda venda e que, de forma geral, determine o valor venal da propriedade.
O valor venal utilizado para determinados tributos é definido conforme a legislação aplicável.
Certidões ambientais e urbanísticas
Dependendo da propriedade, podem ser necessárias consultas ou documentos adicionais relacionados a:
- Zoneamento;
- Uso do solo;
- Patrimônio histórico;
- Áreas de proteção;
- Licenciamento;
- Regularidade ambiental;
- Restrições urbanísticas.
Esses cuidados são especialmente relevantes para terrenos, imóveis rurais, empreendimentos, imóveis comerciais e propriedades localizadas em áreas submetidas a regras específicas.
Não existe, porém, uma "Certidão de Área de Proteção Ambiental" ou uma "Certidão de Regularidade do Plano Diretor" que seja obrigatória nacionalmente em qualquer venda.
A documentação depende da legislação do município, estado e da própria característica da propriedade.
Outros documentos utilizados na compra e venda do imóvel
Além das certidões, outros documentos podem ser necessários.
Documentos do imóvel
Entre eles podem estar:
- Matrícula atualizada;
- Documentos relacionados ao IPTU;
- Documentação cadastral do imóvel;
- Escritura ou título anterior, quando necessário;
- Documentos relacionados à construção e averbações;
- Documentação condominial, quando aplicável;
- Documentos específicos exigidos pelo tabelionato, registro ou instituição financeira.
ITBI
O ITBI: Imposto de Transmissão de Bens Imóveis é um imposto municipal relacionado à transmissão onerosa de imóveis e de determinados direitos imobiliários.
A legislação municipal estabelece quem é o contribuinte, alíquota, procedimento, momento do pagamento e demais regras.
Por isso, não é correto afirmar de forma nacional que o imposto será sempre pago pelo comprador antes da escritura.
O procedimento precisa ser consultado no município onde o imóvel está localizado.
Condomínio
Para unidades em condomínio, também é importante verificar eventuais débitos condominiais.
A Lei nº 4.591/1964 prevê prova de quitação das obrigações do alienante com o condomínio.
A Lei nº 7.433/1985 permite que, para essa finalidade, a declaração feita pelo vendedor ou por seu procurador, sob as penas da lei e inserida no instrumento, seja considerada prova de quitação.
Ainda assim, do ponto de vista prático, o comprador deve ter cuidado com débitos condominiais, pois eles podem acompanhar a unidade.
Planta baixa e documentos técnicos
Planta baixa, habite-se, documentos de construção e outros arquivos técnicos podem ser solicitados dependendo da propriedade e da operação.
Não existe uma regra segundo a qual toda compra com financiamento ou utilização do FGTS obrigatoriamente exigirá a mesma documentação técnica.
A instituição financeira ou os profissionais responsáveis devem informar as exigências específicas.
Documentos do vendedor
A documentação pessoal do vendedor depende de seu estado civil e da forma como a propriedade está registrada.
Podem ser solicitados:
- Documento de identificação;
- CPF;
- Certidão de nascimento, quando necessária;
- Certidão de casamento;
- Informações sobre o regime de bens;
- Documentação relacionada a divórcio ou viuvez;
- Documentos do cônjuge, quando aplicáveis;
- Procuração, quando houver representante.
No caso de pessoa jurídica, podem ser necessários:
- CNPJ;
- Contrato ou estatuto social;
- Alterações societárias;
- Documentos dos representantes;
- Comprovação dos poderes de representação.
Não é correto afirmar que todas as certidões judiciais precisam obrigatoriamente ser emitidas na cidade do imóvel e também na cidade atual do vendedor em toda transação.
Essa análise dependerá da due diligence adotada.
Documentos do comprador
Também são necessários documentos para identificação e qualificação do comprador.
Entre eles podem estar:
- Documento de identificação;
- CPF;
- Comprovante de estado civil;
- Documentação do cônjuge, quando aplicável;
- Informações sobre o regime de bens;
- Endereço.
Declaração de Imposto de Renda não é um documento obrigatório universal para toda compra de imóvel.
Ela pode ser solicitada, por exemplo, no contexto de uma análise de crédito ou financiamento.
Da mesma forma, o extrato do FGTS pode ser necessário quando o comprador pretende utilizar recursos do fundo na aquisição.
Qual é o papel do corretor de imóveis?
A função do corretor é intermediar o negócio com diligência e fornecer informações relevantes aos clientes dentro dos limites da sua atuação.
O corretor pode:
- Orientar sobre as etapas da negociação;
- Solicitar informações básicas do imóvel;
- Ajudar a organizar documentos;
- Alertar sobre pendências conhecidas;
- Manter comprador e vendedor informados;
- Encaminhar questões jurídicas aos profissionais especializados.
Ele não precisa assumir a responsabilidade de definir sozinho quais certidões são juridicamente necessárias em uma operação complexa.
Quando houver dúvida, o ideal é confirmar as exigências com:
- Tabelionato de Notas;
- Cartório de Registro de Imóveis;
- Instituição financeira, quando houver;
- Advogado responsável pela operação.
Afinal, quais certidões pedir?
Não existe uma lista única válida para toda compra e venda de imóvel.
Como ponto de partida, a situação registral do imóvel deve ser verificada por meio de certidão atualizada do Registro de Imóveis.
Também devem ser analisados os documentos fiscais e demais requisitos exigidos para a escritura ou título utilizado na transferência.
Certidões adicionais do vendedor podem ser solicitadas quando fizerem sentido para avaliar riscos específicos, mas não devem ser apresentadas ao cliente como requisitos legais universais.
A legislação atual reforça a importância das informações registradas na matrícula e dispensa certidões forenses para caracterizar, por si só, a boa-fé do terceiro adquirente.
Por isso, o melhor caminho é trabalhar com uma documentação adequada às características de cada negociação.
Os documentos também podem ser utilizados na elaboração do contrato de compra e venda e nas etapas seguintes da transferência.
A função do corretor ou da imobiliária é informar e auxiliar o cliente durante esse processo, sempre respeitando os limites da atuação profissional.
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