Se você trabalha no mercado imobiliário, sabe que cada detalhe faz a diferença entre fechar um negócio ou perder uma oportunidade.

E quando falamos de certidões negativas de imóvel, estamos falando da documentação que pode salvar ou complicar uma transação.

Neste guia completo, você vai descobrir tudo sobre as certidões necessárias para vender e comprar imóveis, como obtê-las de forma rápida e, principalmente, como evitar dores de cabeça que podem atrasar (ou até impedir) o fechamento de um negócio.

O que são Certidões Negativas de Imóvel e por que você não pode ignorá-las?

As certidões negativas de imóvel são documentos importantes no processo de compra e venda de imóveis. 

Elas atestam a inexistência de débitos e ônus relacionados a um determinado imóvel, garantindo a segurança jurídica da transação imobiliária. 

Essas certidões são emitidas por órgãos públicos responsáveis, como prefeituras, tribunais e cartórios, e são essenciais para a negociação imobiliária e a venda de imóveis.

Na prática, elas funcionam como um “atestado de saúde” da negociação. Quando todas as certidões estão OK, você tem a tranquilidade de que:

• O imóvel está livre de penhoras, hipotecas e outras amarras jurídicas
• O vendedor não tem débitos que podem ser transferidos para o comprador
• A transação pode ser registrada sem surpresas desagradáveis

Por que isso importa tanto? Porque uma certidão positiva (ou seja, com pendências) pode:

• Travar o financiamento bancário
• Gerar ações judiciais futuras
• Transferir dívidas para o novo proprietário
• Comprometer sua reputação como corretor

Certidões negativas necessárias para a venda de imóveis em relação ao vendedor e ao comprador:

Ao realizar uma transação imobiliária, é essencial que o corretor de imóveis esteja ciente dos principais tipos de certidões negativas que devem ser solicitadas e verificadas. 

Confira quais são as certidões negativas que o comprador ou vendedor devem retirar:

Certidão negativa de débitos trabalhistas

Confirma que o proprietário não possui processos trabalhistas pendentes. É emitida através do sistema da Justiça do Trabalho (SUAP e PJE-JT).

Caso haja alguma pendência no nome do proprietário do imóvel, a solicitação será negada.

Certidão negativa da Justiça Federal e Certidão negativa de Ações Cíveis

A certidão negativa de débitos e a certidão negativa de ações cíveis são documentos emitidos pela Receita Federal que comprovam que a pessoa não possui qualquer débito junto aos órgãos públicos. 

Ou seja, não existem ações civil, criminal ou federal em nome dos envolvidos. Essencial para verificar se há riscos de penhora sobre o patrimônio do vendedor.

Certidão negativa das ações da Fazenda Estadual

As declarações negativas relacionadas à Fazenda Estadual são de responsabilidade da Secretaria da Fazenda. Verifique no site da Secretaria da Fazenda do estado. A maioria oferece emissão online, facilitando o processo.

Certidão negativa das ações da Fazenda Municipal

Esta certidão pode ser retirada na Secretaria da Fazenda do município. Confirma que não há débitos municipais em nome do proprietário.

Certidão negativa das ações em Família

Solicite no Fórum Cível da cidade. Importante especialmente para imóveis que fazem parte de heranças e divórcios.

Declaração negativa do Cartório de Protestos

Deve ser solicitado no Cartório de Protestos da cidade. Essencial para verificar se há protestos de títulos em nome do vendedor.

Da Dívida Ativa da União/Negativa do Imposto de Renda

Disponível no site da Receita Federal. Comprova a regularidade fiscal do proprietário.

Procure os postos da Receita Federal através do site: Receita Federal

Certidões negativas necessárias para compra e venda do imóvel 

Certidão de ônus reais do imóvel

A certidão de ônus reais do imóvel é um documento que comprova a inexistência de quaisquer ônus, gravames ou pendências relacionadas ao imóvel, como financiamentos, penhoras ou ações judiciais. 

Essa certidão verifica se o vendedor possui o domínio total sobre o bem, podendo, assim, realizar a transação imobiliária de forma segura.

Como usar na prática: Sempre analise a matrícula atualizada do imóvel antes de avançar na negociação. Ela conta toda a história do imóvel.

Certidão negativa de débitos municipais

Já a certidão negativa de débitos municipais atesta a quitação de todos os tributos e taxas municipais relacionados ao imóvel, como Imposto Predial e Territorial Urbano (IPTU) e Taxa de Lixo. 

Essa certidão é fundamental para evitar que o comprador herde dívidas do vendedor após a negociação imobiliária.

Atenção: Mesmo que o vendedor afirme que está tudo pago, solicite a certidão oficial. Boletos pagos não garantem que o sistema da prefeitura esteja atualizado.

Certidão Negativa de Débitos Condominiais (caso haja condomínio).

Para imóveis em condomínios, essa certidão é obrigatória. Ela evita que o comprador herde dívidas condominiais do vendedor.

Dica de ouro: Peça também um extrato atualizado ao síndico. Às vezes há taxas extras aprovadas em assembleia que ainda não aparecem na certidão oficial.

Ao solicitar e analisar essas certidões negativas de imóvel, o corretor pode garantir a viabilidade jurídica da transação imobiliária, protegendo os interesses de todas as partes envolvidas na negociação.

Como obter as certidões: Passo a passo prático

Onde solicitar cada documento

Cada certidão tem seu órgão emissor específico:

• Trabalhistas: Portal da Justiça do Trabalho (TST)
• Federais e Receita: Site da Receita Federal
• Estaduais: Secretaria da Fazenda Estadual (varia por estado)
• Municipais: Prefeitura ou site oficial do município
• Imóvel: Cartório de Registro de Imóveis da região

Dica: A Tecimob pode ajudar você a organizar todo esse processo através do CRM imobiliário. Você pode criar lembretes automáticos para solicitar cada certidão no momento certo, evitando atrasos que prejudicam o fechamento.

Documentação necessária

Para solicitar as certidões negativas do imóvel ou dos envolvidos na negociação, é necessário apresentar uma série de documentos, como a matrícula atualizada do imóvel, documentos de identificação do proprietário e, em alguns casos, procurações ou autorizações. 

É importante estar atento a todos os requisitos de cada órgão para garantir que a documentação esteja completa e evitar atrasos no processo.

Para solicitar as certidões, tenha em mãos:

• CPF e RG do proprietário
• Matrícula atualizada do imóvel
• Endereço completo do imóvel
• Procuração (se for solicitar em nome do cliente)
• Comprovante de pagamento das taxas

Prazos e custos reais

O tempo de processamento das certidões negativas de imóvel pode variar de acordo com o órgão emissor e a demanda. 

Em geral, a emissão leva alguns dias úteis, portanto, é essencial que os corretores avisem aos envolvidos para solicitar os documentos com antecedência para não atrasar a negociação imobiliária. 

Além disso, existem taxas associadas à emissão das certidões, que devem ser consideradas no orçamento da transação, esses valores dependem de cada estado ou município.

O que acontece quando as certidões não estão OK?

Vamos falar da realidade: nem sempre tudo está perfeito. E quando aparece uma certidão positiva (com pendências), o que fazer?

Cenários comuns e soluções

Débitos de IPTU atrasados

• Solução: Negocie quem vai pagar (vendedor ou desconto no valor)
• Prazo: Alguns municípios emitem CND mesmo com parcelamento ativo

Penhora por dívida trabalhista

• Solução: Pode ser necessário quitar a dívida ou comprovar que está sendo contestada judicialmente
• Atenção: Informe imediatamente ao comprador e ao banco (se houver financiamento)

Débitos condominiais

• Solução: Exija a quitação antes do fechamento ou desconte do valor
• Cuidado: Dívidas condominiais transferem-se automaticamente ao novo proprietário

Como evitar surpresas desagradáveis

1. Solicite as certidões logo no início da negociação – assim você identifica problemas com tempo de resolver
2. Mantenha comunicação transparente – explique para seu cliente por que cada documento é importante
3. Tenha um checklist visual – use seu CRM para acompanhar o status de cada certidão

Com a Tecimob, você pode criar um funil de vendas personalizado com etapas específicas para documentação, garantindo que nenhuma certidão seja esquecida.

Quando as certidões estão válidas e em dia, o processo de compra e venda flui de maneira mais ágil e transparente, fortalecendo a confiança entre as partes envolvidas.

Consequências da falta de certidões negativas na transação imobiliária

A ausência ou desatualização das certidões negativas de imóvel pode acarretar sérias consequências para a negociação imobiliária. 

Alguns dos principais problemas:

• Atrasos no fechamento do negócio devido à necessidade de solicitação e análise dos documentos faltantes;
• Contestações e questionamentos por parte dos envolvidos, que podem colocar em risco a segurança jurídica da transação;
• Possibilidade de surgirem dívidas ou ônus desconhecidos sobre o imóvel, comprometendo a conclusão do negócio.

Seu papel como corretor na gestão das certidões

Você não é apenas um intermediário na venda. Como corretor, você é o profissional que garante que tudo está correto para o negócio acontecer.

Suas responsabilidades principais:

1. Orientação proativa: Explique para seu cliente (vendedor e comprador) quais certidões são necessárias e por quê. Muitos clientes não entendem a importância e podem resistir a “gastar” com documentação.

2. Acompanhamento do processo: Não basta pedir as certidões. Você precisa acompanhar se foram solicitadas, quando ficam prontas e se estão dentro da validade.

3. Análise técnica: Revise cada certidão recebida. Verifique as datas de emissão, validade e se os dados estão corretos (nome, CPF, endereço do imóvel).

4. Gestão de prazos: Certidões têm prazo de validade (geralmente de 30 a 90 dias). Se a negociação atrasar, pode ser necessário renovar.

Como a tecnologia pode facilitar sua vida

Gerenciar dezenas de certidões de múltiplos clientes pode virar uma bagunça rapidamente. É aí que um bom CRM imobiliário faz toda a diferença.

A Tecimob oferece ferramentas que ajudam você a:

• Criar alertas para vencimento de certidões
• Armazenar todos os documentos organizados por cliente e imóvel
• Acompanhar visualmente o progresso de cada negociação
• Gerar relatórios sobre o andamento das transações

Além disso, você tem acesso a todas essas informações pelo celular, podendo consultar a situação de um negócio de qualquer lugar.

7 Dicas práticas para corretores profissionais

1. Crie um checklist padronizado

Tenha uma lista padrão de certidões que você solicita em TODA negociação, com prazos claros para solicitar e receber cada documento necessário. Isso evita esquecimentos e passa profissionalismo.

2. Antecipe os problemas

Ao fazer a primeira visita ao imóvel, já faça perguntas sobre possíveis pendências:

• “O IPTU está em dia?”
• “Existe algum processo judicial envolvendo o imóvel?”
• “As taxas condominiais estão quitadas?”

3. Eduque seus clientes

Muitos vendedores só descobrem que têm pendências quando tentam vender o imóvel. Use isso como oportunidade para educar e construir confiança. 

4. Tenha parcerias estratégicas

Mantenha contato com despachantes, advogados e contadores especializados em imobiliárias. Eles podem agilizar processos complicados.

5. Organize-se com tecnologia

Use um sistema de gestão que centralize toda a documentação. A Tecimob oferece exatamente isso: um CRM completo onde você registra cada etapa do processo, anexa documentos e mantém todo o histórico do imóvel em um só lugar.

6. Comunique-se constantemente

Mantenha vendedor e comprador informados sobre o status de cada certidão. Transparência evita ansiedade e fortalece sua reputação.

7. Tenha um plano B

Nem sempre tudo sai conforme o planejado. Tenha alternativas prontas para situações como:

• Certidão que demora mais que o esperado
• Pendências que aparecem de última hora
• Validade que vence durante o processo

Perguntas frequentes sobre certidões negativas

Quanto tempo vale uma certidão negativa? A maioria das certidões têm validade de 30 a 90 dias. Consulte cada órgão emissor para confirmar.

Posso fechar uma venda sem todas as certidões? Tecnicamente é possível, mas altamente arriscado. Bancos geralmente exigem todas as certidões para aprovar financiamento.

Quem paga pelas certidões, comprador ou vendedor? Por lei, não há uma regra fixa. É negociável. Tradicionalmente, o vendedor arca com certidões do imóvel e pessoais.

E se aparecer uma pendência depois da venda? Depende do tipo de pendência. Algumas se transferem ao novo proprietário (como débitos condominiais), outras não. Por isso a importância de verificar tudo antes.

Posso solicitar certidões em nome do meu cliente? Sim, com uma procuração específica para isso. Muitos corretores oferecem esse serviço para agilizar o processo.

Conclusão: Seja o corretor que faz a diferença

Dominar o processo de certidões negativas não é apenas uma obrigação profissional, é uma forma de se diferenciar no mercado. Clientes valorizam (e indicam) corretores que:

• Antecipam problemas antes que eles aconteçam
• Conduzem negociações de forma segura e profissional
• Demonstram conhecimento técnico sólido
• Facilitam todo o processo de compra e venda

E para fazer tudo isso com excelência, você precisa das ferramentas certas. A Tecimob é o sistema completo que integra site, CRM, aplicativo mobile e todas as funcionalidades que você precisa para gerenciar suas negociações do início ao fim.

Com organização, conhecimento e tecnologia a seu favor, você transforma um processo burocrático em uma experiência tranquila para seus clientes e fecha mais negócios.

Quer facilitar sua rotina e vender mais? Teste a Tecimob gratuitamente por 7 dias. Sem taxa de instalação, sem contrato de fidelidade. Apenas as melhores ferramentas para você se destacar no mercado imobiliário.

Leia também: Entenda o Recibo de Compra e Venda de Terreno – Blog Tecimob