Ter uma boa rotina imobiliária é essencial, afinal, a falta de organização na administração de imobiliárias e no ambiente de trabalho dos corretores de imóveis é um dos principais fatores da improdutividade.

Chegar em casa tendo a sensação que fez muita coisa e não finalizou nada, causa insatisfação e com o passar do tempo gera baixo rendimento e perda da motivação.

Quando se trabalha em equipe, é imprescindível utilizar métodos que auxiliem no dia a dia, automatizando processos e facilitando a rotina.

Mesmo que você pense que os resultados da sua imobiliária estão ótimos, a rotina organizada vai trazer muito mais sucesso para os seus negócios. 

Uma melhor organização na imobiliária motiva sua equipe a continuar trabalhando com vontade, e assim, realizar os serviços estabelecidos com excelência.

Neste artigo vamos ensinar a você como organizar a rotina da sua imobiliária com alguns princípios básicos.

Planejamento

Antes de mergulhar em sua rotina diária, é fundamental estabelecer metas claras e alcançáveis.

Por isso ter um planejamento geral é tão importante, defina objetivos de curto e longo prazo para orientar suas atividades. 

As metas fornecem um senso de propósito e ajudam a manter o foco nas tarefas mais importantes.

Afinal, começar o dia sem perspectiva do que fazer é um dos maiores erros de um administrador. Então ter um planejamento com uma agenda é fundamental para uma imobiliária. 

Você e sua equipe saberão quais atividades devem ser feitas no dia, os prazos de entrega, reuniões e outras tarefas que precisam ser realizadas para cumprir com o planejamento. Esse é o pontapé inicial para uma rotina mais efetiva.

Utilize uma agenda

Como citamos no tópico anterior, uma agenda organizada é a base da produtividade. Portanto, utilize ferramentas de gerenciamento de tempo, como aplicativos de calendário, para programar compromissos, reuniões e tarefas. 

O Google Agenda, por exemplo, é uma ótima ferramenta para utilizar tanto para organização das atividades internas, e, se integrado com um CRM imobiliário, torna-se perfeito para o corretor de imóveis organizar os compromissos com os clientes.

Faça cada coisa no seu tempo e foque em uma atividade por vez

Começar várias tarefas ao mesmo tempo não é recomendado, as chances de você não finalizar nenhuma delas são grandes. Numa imobiliária o dia é movimentado e cheio de compromissos, mas com paciência e disciplina é possível alcançar ótimos resultados.

Crie uma lista de afazeres

Com uma “to-do-list” é possível ter uma visão de tudo que precisa ser feito no seu dia a dia. Essa perspectiva mais clara das atividades é ótima para detectar quais delas são realmente necessárias e quais podem ser evitadas.

Em inúmeras ocasiões ficamos ocupados com pequenas coisas e quando nos damos conta o expediente acabou e não produzimos nada.

Algumas atividades do cotidiano são verdadeiros consumidores de tempo que não nos levam a nenhum resultado e se unidas podem se tornar um empecilho para o crescimento da sua imobiliária.

Dê prioridade para tarefas mais importantes

Essa parece ser uma dica óbvia, mas acredite, muitas pessoas não a seguem.

Temos o costume de procrastinar afazeres que consideramos mais difíceis ou chatos, diversas vezes preferimos fazer as tarefas mais fáceis para podermos nos dedicar depois as atividades que precisam de mais atenção.

Não caia nesse erro. Ordene suas atividades primeiramente por nível de urgência e relevância para seu negócio. Após essa ordem inicial, aí sim você pode escolher por iniciar as atividades mais rápidas que sejam prioridade no momento.

Assim, será muito mais fácil que as metas sejam alcançadas no tempo certo, e que você e sua equipe continuem tendo a motivação de ir atrás dos objetivos da empresa.

Segmente os grandes objetivos em pequenas metas

Grandes objetivos geralmente levam muito tempo para serem alcançados e além disso trazem uma sensação de que será impossível conquistá-los. 

Para facilitar o alcance deste propósito podemos dividi-lo em pequenas metas que podem ser feitas em curto e médio prazo.

Se dedicar um pouco a cada dia para cumprir uma parte de um objetivo maior é mais eficiente do que tentar fazê-lo em apenas um dia.

Não perca o foco dos seus maiores objetivos

Mesmo fragmentando os objetivos maiores em pequenas tarefas, é importante ter sempre em mente onde você quer chegar enquanto gestor e enquanto imobiliária.

Se organizar é importante para manter a produtividade, mas sonhar grande faz parte de ser um administrador, tire um tempo do seu dia para estimular estes sonhos junto da sua equipe e gerar motivação.

Também mantenha o foco nas estratégias como um todo, metas de vendas e outros propósitos seus e de seus colaboradores. Manter todas essas práticas deve ser visto como uma alavanca para o sucesso da sua imobiliária.

Coloque um prazo para cada ação:

Essa dica pode ser aplicada tanto a você, quanto aos demais funcionários da imobiliária. Colocar um limite de tempo para desempenhar tarefas é uma forma de organizar o dia e não deixar acumular milhares de compromissos.

Quando aplicada a sua própria rotina dentro da imobiliária, essa dica te fará ser visto como uma gestão organizada, e se tornará um incentivo para que os seus colaboradores sigam essa organização.

E quando os prazos são definidos para os corretores de imóveis, isso permite com que os mesmos saibam exatamente quando precisam finalizar a atividade, e portanto, possam organizar sua agenda para isso.

É importante que todos saibam quando dar início a uma tarefa e quando terminá-la, com a prática da regularidade nos planejamentos é possível determinar qual o tempo necessário para finalizar um projeto e qual a ordem para executá-lo.

Delegue funções

Tentar dar conta de tudo, além de sobrecarregar e tornar seu dia-a-dia muito mais cansativo, ainda é totalmente contra produtivo.

A determinação das funções também faz parte da organização da imobiliária e se mal feita pode causar uma carga de trabalho maior para uns e menor para outros. Gerando atritos desnecessários entre funcionários.

Saiba delegar tarefas para os funcionários da imobiliária de acordo com seus cargos e suas aptidões, dessa forma você divide o trabalho pesado e consegue ter uma equipe mais eficiente. Podendo focar em atividades que demandem mais atenção.

Além disso, ter previamente definido o que cada pessoa irá fazer, e quais tarefas executar, evita discórdia e desavenças entre os membros da equipe, afinal, cada um saberá qual a sua função dentro do time!

Com mais motivação e menos brigas, o ambiente de trabalho torna-se um lugar muito mais agradável para todos.

Crie um ambiente de boa comunicação interna

Para que a imobiliária esteja sempre em evolução, ter uma boa comunicação interna é essencial. Ruídos na comunicação afetam o desempenho da equipe, o comprometimento com os projetos e o relacionamento dos colegas.

Para melhorar essa comunicação, você pode realizar reuniões curtas de alinhamento semanalmente.

Além disso, é importante que os administradores conversem frequentemente com os corretores de imóveis e demais membros da equipe para entender diferentes pontos de vista e aplicar melhorias.

Defina padrões para atividades repetitivas

Na imobiliária, muitas atividades precisam ser exercidas repetidas vezes, por isso, é importante estabelecer um padrão para essas atividades recorrentes.

Um exemplo, é criar um documento padrão com as informações que devem ser inseridas na descrição de imóvel, e alguns modelos de descrição que seus corretores possam se basear.

Nas fotos do imóvel, também é importante ter um padrão de qualidade. Para tirar boas fotos do imóvel é essencial, por exemplo, considerar o ângulo e a iluminação da foto, bem como o equipamento utilizado.

Prepare-se para possíveis imprevistos

Mesmo com toda organização, há momentos que fogem do nosso controle, imprevistos podem acontecer a qualquer momento, por isso o ideal é que sua agenda tenha uma margem para essas possibilidades. 

Atrasos, erros e problemas são comuns e você precisa estar preparado para lidar com eles, portanto ter uma certa flexibilidade na agenda é o ideal.

Se for preciso, reorganize seu dia e faça o que for necessário para que a sua rotina volte a fluir como planejado.

Seja persistente para manter sua rotina imobiliária produtiva

Um erro muito comum é buscar a organização e se dedicar somente nas primeiras semanas, e na primeira dificuldade desistir.

Afinal, não é fácil se manter organizado todos os dias e seguir uma rotina sem falhar. Mas saiba que o mais importante é reconhecer a importância da organização para a rotina da sua imobiliária, perceber os benefícios que ela traz para o seu dia a dia como gestor e para sua equipe.

E a partir disso, persistir até se acostumar e começar a colocar em prática essa organização, aos poucos, a rotina se tornará natural e ficará muito mais fácil de manter.

Portanto, não desista, com planejamento, disciplina e uma rotina organizada, sua imobiliária alcançará muito mais sucesso no mercado imobiliário.

Tenha as ferramentas de trabalho certas

Ter as ferramentas de trabalho certas é essencial para uma boa organização interna. 

Além de uma agenda de compromissos, algo essencial para melhorar a rotina da imobiliária é ter um CRM imobiliário para centralizar os atendimentos de todos os corretores e garantir maior eficiência na negociação dos imóveis. 

Veja como implementar um CRM na sua imobiliária.

E melhor ainda que contratar um CRM, é ter uma ferramenta que conta também com site para imobiliária e sistema para gestão de imóveis que integre com os principais portais imobiliários. 

Dessa forma, você evita retrabalho e garante uma publicação de imóvel dentro dos padrões estabelecidos tanto no site imobiliário, quanto nos portais.

Outro diferencial é possuir uma ferramenta que conte com todos estes recursos em um aplicativo para imobiliárias e corretores de imóveis, desta forma você consegue gerenciar clientes e imóveis de qualquer lugar e a qualquer hora. 

Também existem outras ferramentas, técnicas e aplicativos que auxiliam no processo de organização e facilitam o dia a dia da imobiliária, como Trello, técnica Pomodoro, Google Drive, entre outros.

Veja: Os melhores aplicativos para corretores de imóveis – Blog Tecimob

Por fim, uma rotina organizada gera diversos benefícios para você e todos que trabalham na empresa: aumenta o rendimento dos funcionários, auxilia na distribuição de tarefas, não sobrecarrega a equipe, ajuda no desenvolvimento de projetos e melhora o relacionamento entre colegas.

Coloque em prática estas medidas e você verá a diferença no dia a dia da sua imobiliária.

Se você gostou desse artigo, leia também Como escolher o melhor site imobiliária.