5 dicas de como responder um e-mail com excelência

O e-mail é uma ferramenta que pode tanto ajudar como atrapalhar a sua imagem profissional. Como corretor de imóveis, é bastante provável que você tenha algumas mensagens eletrônicas para responder diariamente, certo? Por isso, é essencial que profissionais desta área dominem técnicas de comunicação escrita que ajudem na criação de e-mails práticos e diretos. Reunimos, abaixo, cinco dicas muito úteis nessa tarefa. Confira:

1. Use uma linguagem clara e objetiva

Um e-mail não pode deixar margem para dúvidas. Ou seja, quem recebe a mensagem deve entender na primeira leitura exatamente o que você quis dizer. A maneira mais eficiente de fazer isso é mantendo o conteúdo do e-mail simples e direto. Se a mensagem estiver muito longa, por exemplo, avalie a possibilidade de resumir o assunto em poucas linhas. Palavras difíceis devem ser evitadas, assim como piadas ou comentários que possam ser mal interpretados.

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2. Cuidado com o que promete

Isso vale para qualquer tipo de comunicação, afinal, promessas não cumpridas têm como consequência clientes insatisfeitos. Quando a conversa acontece por meios escritos o cuidado deve ser redobrado, porque tudo o que você diz fica registrado. Antes de responder qualquer dúvida, certifique-se de que a informação passada é realmente segura. Por exemplo, se um cliente pergunta quando determinado imóvel estará pronto para mudança, avalie a real situação do imóvel antes de comunicar qualquer prazo. Nunca é demais lembrar que isso também é válido para a comunicação oral. Esse é um cuidado essencial para que você mantenha sua credibilidade no mercado.

3. Lembre-se de manter a praticidade

Quantos e-mails você recebe por dia? Provavelmente muitos! Os seus clientes e colegas de trabalho também. Por isso, é importante lembrar que esta é uma ferramenta que deve simplificar a comunicação. Não envie centenas de e-mails. Resuma em uma mensagem tudo que precisa dizer. Se a conversa se estender, talvez seja o caso de fazer uma ligação ou marcar uma reunião para conversar melhor sobre o assunto.

4. Leia o conteúdo da mensagem recebida mais de uma vez

Ler o e-mail rapidamente e responder com agilidade pode não ser uma boa ideia. Nesse caso, a pressa realmente pode ser inimiga da perfeição. Nem todo mundo segue a regra "mantenha o e-mail simples e direto". Por isso, leia com atenção, para interpretar o conteúdo do e-mail da forma correta. Pois o resultado pode ser uma resposta bem longe daquilo que foi solicitado. Evite que isso aconteça, leia com cuidado as mensagens recebidas antes de respondê-las.

5. Revise quantas vezes forem necessárias

Revisar é o segredo para garantir uma resposta profissional. O que deve ser avaliado na revisão: erros de português, falta de clareza no conteúdo, destinatários para quem a mensagem está sendo enviada e falta de informações (todas as dúvidas recebidas foram esclarecidas?). Revise quantas vezes achar necessário até ficar satisfeito com a resposta.

Que outros cuidados você tem na hora de responder um e-mail? Deixe a sua resposta nos comentários!