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5 dicas de como responder um e-mail com excelência

O e-mail é uma ótima forma de comunicação entre você e seus clientes, ele pode tanto ajudar como atrapalhar sua imagem profissional. Por isso é fundamental prestar atenção na forma como você o utilizará, afinal por mais que esteja na internet é válido lembrar que você está em momento de negociação e precisa ser extremamente profissional.

 

Para ajudá-lo listamos 5 dicas de como você pode usar o e-mail de forma eficaz e sem erros, para criar novas formas de negociação e contato com os seus clientes. Fique de olho:

 

1- Fique atento ao título do e-mail

 

O título do e-mail é o primeiro contato com o seu cliente, por isso é indispensável que ele seja atrativo e informe o que você pretende com a mensagem.

Um dos grandes erros cometidos pelos profissionais é não mudar o título do e-mail quando o assunto tratado na mensagem muda. Ao fazer isso, você facilita a vida do cliente, que nem precisa abrir a mensagem para saber do que se trata.

 

Faça com que o primeiro contato seja positivo e deixe sua caixa de entrada organizada para que você encontre o que precisa rapidamente.

 

2- Seja ágil no retorno

 

Ultimamente ninguém gosta de ficar esperando muito tempo por uma mensagem, ainda mais quando o assunto é sua casa nova. Portanto seja ágil na resposta, nem cliente e nem você tem tempo a perder nas negociações,

 

Caso você não posso responder de forma satisfatória assim que receber a mensagem, afinal todos trabalhamos e temos compromissos diariamente, retorne a mensagem informando que está ocupado e que, assim que possível, retornará com as informações.

 

Jamais deixe o seu cliente sem respostas, isso demonstra falta de interesse e profissionalismo e pode passar uma imagem errada para o seu cliente.

 

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3- Tenha atenção à gramática e à ortografia

 

Não existe nada pior do que receber um e-mail profissional repleto de erros de português. Para responder um e-mail com excelência preste muita atenção na escrita, como estamos acostumados a escrever de forma abreviada na internet acabamos replicando isso nos e-mails, porém lembre-se que você está trabalhando e precisa ser profissional.

Se tiver alguma dúvida em relação à grafia de uma palavra, consulte um dicionário ou reescreva a frase com sinônimos do seu conhecimento. Nunca envie um e-mail sem antes fazer uma revisão cuidadosa do texto da mensagem para não deixar passar nenhum erro.

 

4- Mantenha um nível desejável de formalidade

 

Ao enviar ou responder um e-mail de trabalho tenha em mente que você está estabelecendo uma relação profissional, portanto deve tratar o seu cliente de tal forma e não como se estivesse trocando mensagem com um amigo.

 

Você não precisa usar de palavras difíceis e muito formais, porém tente não utilizar gírias e abreviações como “vc”e “pq”.  Faça do seu cliente um amigo profissional e trate-o dessa forma, sem piadinhas e respostas erradas.

 

5- Seja claro

 

Clareza é fundamental para uma resposta de e-mail excelente. Após escrever a resposta, releia a mensagem e veja se não faltou alguma informação importante e se seu cliente entenderá o que você quis dizer. Lembre-se: você sabe a resposta, o seu cliente está com dúvidas do outro lado do computador.

 

Com essas dicas você está pronto para responder e-mails com excelência e fazer ainda mais negócios com os seus clientes!

 

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